Klauzula Informacyjna – Reprezentant
Informacje podstawowe
Informacje przedstawione w tym dokumencie są spełnieniem obowiązku informacyjnego zgodnie Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej Rozporządzenie, RODO).
Cel i zakres stosowania
Dokument ma zastosowanie do wszystkich osób fizycznych reprezentujących Kontrahentów (Klientów, Dostawców, Partnerów) niezależnie od formy reprezentacji, w tym osób kontaktujących się w imieniu Kontrahentów i jest spełnieniem obowiązku informacyjnego wskazanego w art. 13 oraz 14 Rozporządzenia.
Informacje o Administratorze
Administratorem danych osobowych Nais Sp. z o.o.
Kontakt do Administratora:
- korespondencja pisemna: Nais Sp. z o.o.; ul. Piecewska 34B; 80-288 Gdańsk; Polska.
- korespondencja elektroniczna: dziendobry@www1.nais.co
Informacje o Inspektorze Ochrony Danych
Inspektorem Ochrony Danych jest Łukasz Kołodziejczyk.
Kontakt do Inspektora Ochrony Danych:
- korespondencja pisemna: Nais Sp. z o.o.; Inspektor Ochrony Danych; ul. Piecewska 34B; 80-288 Gdańsk; Polska.
- korespondencja elektroniczna: iod@www1.nais.co
Informacje o celach przetwarzania danych osobowych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przetwarzania |
|---|---|---|
| Działania zmierzające do zawarcia umowy. | Prawnie uzasadniony interes (6(1)(f) RDOO) | Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku, w którym zakończono stosunki handlowe. |
| Marketing produktów i usług własnych. | Prawnie uzasadniony interes (6(1)(f) RDOO) | Do momentu zgłoszenia sprzeciwu. |
| Obsługa, dochodzenie i obrona w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń. | Prawnie uzasadniony interes (6(1)(f) RODO) | Przez okres, w którym mogą przysługiwać stronom prowadzonej konwersacji roszczenia cywilnoprawne (okres przedawnienia roszczeń) |
| Opracowanie i udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub inne zgłoszenie. | Prawnie uzasadniony interes (6(1)(f) RODO) | 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku, w którym zakończono utrzymywanie bieżących relacji. |
| Prowadzenie dokumentacji księgowej. | Obowiązek wynikający z przepisów prawa (6(1)(c) RODO) | 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku, w którym zakończono umowę lub do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku, w którym zakończono stosunki handlowe. |
| Prowadzenie obrotu gospodarczego z podmiotem reprezentowanym przez osobę fizyczną. | Prawnie uzasadniony interes Administratora (6(1)(f) RODO)) | Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku, w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń. |
| Realizacja umowy. | Prawnie uzasadniony interes Administratora (6(1)(f) RODO)) | Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku, w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń. |
| Rozpatrywanie reklamacji, skarg, wniosków. | Prawnie uzasadniony interes Administratora (6(1)(f) RODO)) | Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku, w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń. |
Informacje o odbiorcach danych osobowych
Dane osobowe mogą zostać udostępnione zaufanym podmiotom współpracującym, wyłącznie w celach związanych z realizacją celów przetwarzania, świadczeniem usług lub realizacją praw podmiotów danych.
Dane osobowe mogą zostać udostępnione uprawnionym na mocy przepisów odbiorcom danych, wyłącznie w zakresie i w celu realizacji przysługującego im na mocy przepisów prawa uprawnienia.
Informacje o realizowanych prawach podmiotu danych
Zapewniamy wszelkie możliwe i dostępne techniczne i organizacyjne środki, aby osoby których dane dotyczą mogły bez przeszkód korzystać ze swoich praw. Dlatego prosimy o przesyłanie wszelkich zgłoszeń i żądań dotyczących realizacji praw do Inspektora Ochrony Danych.
W uzasadnionych przypadkach, ze względu na dokonanie prawidłowej identyfikacji osoby, możemy poprosić o podanie dodatkowych informacji lub dostarczenie niezbędnych dokumentów potwierdzających tożsamość.
Prawo do swobodnego wyrażenia lub cofnięcia zgody na przetwarzanie danych
Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do udostępnionych danych osobowych. Prawo to realizujemy przede wszystkim za pomocą usług społeczeństwa informacyjnego na podstawie przesłanego żądania.
Każda osoba której dane dotyczą może również otrzymać od nas kopie posiadanych przez nas informacji. W takim przypadku dostarczymy kopię przekazanych nam danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie. Za przygotowanie, opracowanie i wydanie pierwszej kopii danych nie pobieramy opłaty.
W przypadku kolejnych żądań możemy pobrać opłatę wynikającą z kosztów przygotowania, opracowania i dostarczenia tych danych. W takim przypadku o wysokości opłaty poinformujemy przed opracowaniem kolejnej kopii danych.
Prawo do sprostowania danych osobowych
Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo do sprostowania (poprawiania) danych osobowych. Prawo to realizujemy przede wszystkim za pomocą usług społeczeństwa informacyjnego umożliwiając zmianę swoich danych osobowych. W przypadku, kiedy będzie to niemożliwe każda osoba której dane dotyczą ma prawo żądać, abyśmy niezwłocznie dokonali odpowiedniej korekty danych, ich uzupełnienia lub usunięcia.
Prawo do usunięcia danych osobowych
Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych. Prawo to realizujemy na podstawie przekazanego do nas wyraźnego żądania usunięcia danych.
Każda osoba której dane dotyczą może skorzystać z prawa do usunięcia danych, jeżeli:
- dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
- wycofano zgodę na przetwarzanie danych, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej dalszego ich przetwarzania;
- dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
- dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego.
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Prawo to realizujemy na podstawie przekazanego do nas wyraźnego sprzeciwu do przetwarzania danych danych osobowych.
Każda osoba której dane dotyczą może skorzystać z prawa sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w sytuacji, gdy przetwarzanie to odbywa się w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu – np. marketingu produktów i usług własnych.
Prawo do przenoszenia danych osobowych
Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia żądania dotyczącego przeniesienia danych osobowych do innego administratora. Jednakże, ze względów bezpieczeństwa i wobec braku standardów związanych z bezpieczeństwem informacji przy przenoszeniu danych możemy nie jesteśmy w stanie zrealizować takiego żądania. Zgodnie z przyjętymi przez nas zasadami możemy na podstawie żądania przekazać kopię przetwarzanych danych osobowych.
Prawo do złożenia skargi do organu nadzoru
Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo do złożenia skargi związanej z przetwarzaniem danych osobowych do właściwego dla Administratora krajowego organu nadzoru w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Szanujemy prywatność i gwarantujemy możliwość realizowania praw wynikających z przepisów prawa dotyczących przetwarzania danych osobowych. W celu uniknięcia niepotrzebnych sporów, przed złożeniem takiej skargi zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych.
Ograniczenia związane z realizacją praw podmiotu danych osobowych
Informacje o obowiązku podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest wymagane w celu prawidłowej identyfikacji osoby, której dane dotyczą oraz realizacji wskazanych celów przetwarzania.
Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji
Informacje o profilowaniu
W stosunku do osób których dane dotyczą, w związku z realizacją wskazanych celów przetwarzania mogą być podejmowane działania związane z profilowaniem.
Informacje o lokalizacji przetwarzania danych osobowych
Infrastruktura teleinformatyczna oraz fizyczna związana z realizowanymi celami przetwarzania zlokalizowana jest na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Informacje o przekazywaniu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jednakże ze względów technicznych i technologicznych, w uzasadnionych przypadkach, możemy wykorzystywać usługi wspierające funkcjonowanie naszej firmy oferowane przez dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz wykorzystujących infrastrukturę teleinformatyczną zlokalizowaną poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Zasady zmiany i aktualizacji
Stosownie do potrzeb i obowiązujących nas zasad ochrony prywatności możemy w dowolnym momencie zmieniać, uzupełniać i dostosowywać Klauzulę Informacyjną. O wszelkich zmianach będziemy informować poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na stronach WWW.
Data aktualizacji: 2024-06-28
