Digitalizacja procesów HR jest jednym z istotnych źródeł oszczędności w firmie.
Ta oszczędność ma kilka wymiarów:
1/ przynosi wprost ograniczenie kosztów finansowych, co przedstawiamy niżej na przykładzie działań u klientów, którzy korzystają z Nais;
2/ przyspiesza działania między firmą a pracownikiem, umożliwiając szybki przesył dokumentów, wniosków, rachunków do rozliczenia, oświadczeń o dochodach, czy formularzy PIT i RMUA;
3/ ułatwia pracownikom dostęp do pieniędzy benefitowych, w tym tych z funduszu socjalnego;
4/ czyni procesy transparentnymi. Technologia umożliwia pracownikom dostęp do informacji: co się dzieje z wnioskiem, który złożyłem? Jaki jest powód odmowy? Jakie są zasady podziału środków? Wreszcie, poprzez gromadzenie dokumentów na indywidualnym koncie pracownika, umożliwia po prostu szybki wgląd w historię zdarzeń.
5/ ogranicza zaangażowanie osób pracujących w HR czy należących do komisji socjalnych i w ten sposób uwalnia czas na zadania istotniejsze niż działania czysto administracyjne.
6/ na koniec, dostarcza firmie szeroką wiedzę online w przystępnej formie i kończy :grzebanie” w niezliczonych tabelach, excelach, itp.
Case study
Profil firmy: usługi, liczba pracowników: 18 000, lokalizacja: cała Polska
| Cele HR/klienta: | Rozwiązania Nais: |
| Automatyzacja procesów HR | •Możliwość złożenia wniosków pracowniczych online
(np dofinansowanie zakupu okularów, dofinansowanie szkoleń, zapomogi, wczasy pod gruszą itd Eliminacja drukowania dokumentów i tradycyjnej wysyłki pocztowej PIT-ów czy pasków płacowych – dokumenty pobierane online z Nais |
| Oszczędność kosztów – dystrybucja PITówi pasków płacowych online | |
| Lepszy, prostszy i bardziej efektywny dostęp
do prywatnej opieki medycznej |
Prosty i bezpośredni dostęp z Nais do prywatnej opieki medycznej (pojedyncze logowanie z Nais do platformy ubezpieczyciela) |
| Platforma komunikacyjna dla pracowników | Jedno miejsce do komunikacji
(nie wszyscy pracownicy posiadają służbowy adres email) + specjalne miejsce w Nais do publikacji najważniejszych informacji od pracodawcy |
| ZFŚS budżet przydzielany szybko, na transparentnych zasadach, z komunikacją regulaminu, przypisanie pracownika do progów, rozliczeniem w jednym miejscu | Regulamin zfśs, przypisanie do progów dochodowych, środki dla pracownika przyznawane na konto w Nais, wszystkie benefity przysługujące pracownikowi są w jednym miejscu |
Efekty w 1,5 miesiąca po wdrożeniu:
- Liczba aktywnych pracowników: 50% (docelowy poziom aktywacji po 12 miesiącach: 75%)
- Liczba pobranych PIT’ów: 70% (docelowy poziom pobrań w kolejnym roku działania: 90%)
- Oszczędności kosztów papieru, druku I wysyłki poleconej (PIT) (PLN): 250 tys.rocznie (zgodnie z oczekiwaniem)
Dodatkowe wsparcie Nais dla klienta:
- Warsztaty i szkolenia z funkcjonalności Nais dla menedżerów regionalnych w każdym regionie w Polsce
- Ulotki dla pracowników z informacją o przysługujących benefitach oraz o korzyściach z korzystania z aplikacji
- Komunikacja wewnętrzna w lokalizacjach klienta (spotkania z menedżerami regionalnymi),
- informacje od zarządu do pracowników
- Newslettery do pracowników, którzy aktywowali swoje konto w Nais
- SMS’y z ważnymi dla pracowników informacjami
- Informacje i instrukcje w pakiecie onboardingowym dla nowych pracowników
